Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweis 1. Datenschutz auf einen Blick 1.1 Allgemeine Hinweise Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie das Gremieninfosystem (RIM) bzw. die mobilen Clients (RICH) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. 1.2 Datenerfassung auf unserer Website Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website? Die Datenverarbeitung im Gremienformationssystem erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie unter 2.2 entnehmen. Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie  in ein Kontaktformular eingeben  als Notiz für sich persönlich oder zum Teilen mit anderen Personen erfassen  als Datei über die optionalen Funktionen „Akte“ bzw. „Fraktionsarbeit“ hochladen.  Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie das Gremieninfosystem aufrufen. Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur anonymisierten Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten? Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Da einige Daten verschlüsselt gespeichert werden, ist dies allerdings nicht in allen Fällen möglich. Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. 2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen 2.1 Datenschutz Wir, die Betreiber dieser Seiten, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. 2.2. Hinweis zur verantwortlichen Stelle Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung und dieser Website und Betreiber des Gremieninfosystems ist: Stadt Coburg Oberbürgermeister Norbert Tessmer Markt 1, 96450 Coburg Telefon: 09561 / 89 1010 E-Mail: info@coburg.de Im weiteren Verlauf als „Wir“ und „Uns“ benannt. Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet. 2.3 Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. 2.4 Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes in dem die verantwortliche Stelle ihren Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html. 2.5 Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. 2.6 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung Das Gremienformationssystem nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Dokumente oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Dies gilt ebenso für die Kommunikation zwischen dem Gremienformationssystem und den mobilen RICH-Clients. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“auf“https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. 2.7 Auskunft, Sperrung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Des Weiteren können die gesetzlichen Voraussetzungen für ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung vorliegen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. 2.8 Widerspruch gegen Werbe-Mails Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor. 2.9 weitere Rechte Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie grundsätzlich folgende weitere Rechte haben:  über die Zwecke der Datenverarbeitung sowie über die Rechtsgrundlage informiert zu werden,  das berechtigte Interesse zur Datenverarbeitung (siehe Art. 6 DSGVO) mitgeteilt zu bekommen,  bei Weitergabe Ihrer Daten die Empfänger oder die Kategorien von Empfängern genannt zu bekommen,  bei Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten darüber informiert zu werden. Wir informieren Sie zudem gerne über  Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten,  Ihre Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten,  Tragweite und die Auswirkung einer automatisierten Entscheidung oder Profiling-Maßnahme (falls eine solche vorgenommen wird). Sollten Sie Fragen haben, so wenden Sie sich vertrauensvoll an uns. Bitte beachten Sie, dass bei jeglichen Informationen zu personenbezogenen Daten ein Identifikationsnachweis erforderlich ist. Damit scheiden Auskünfte dazu am Telefon oder per E-Mail aus. 3. Datenschutzbeauftragter 3.1 Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter Wir haben für unsere Verwaltung einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Simone Maaß Markt 1, 96450 Coburg Telefon: 09561 / 89 1305 E-Mail: Simone.Maass@coburg.de 4. Datenerfassung im Gremieninfosystem und den mobilen RICH-Clients 4.1 Cookies Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die vom Gremieninformationssystem verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Cookies dienen dazu, unser Webseitenangebot für Sie benutzerfreundlicher und sicherer zu gestalten. Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind deshalb zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. 4.2 Server-Log-Dateien Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:  Browsertyp und Browserversion  verwendetes Betriebssystem  Referrer URL  Uhrzeit der Serveranfrage  IP-Adresse  Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. 4.3 Kontaktformular Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, wird aus Ihren Angaben aus dem Anfrageformular eine E-Mail generiert und an den angegebenen Adressaten gesandt. Das bedeutet, dass ihre Daten nicht im Gremieninfosystem, sondern im E-Mailpostfach des Adressaten gespeichert werden. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zur Löschung Ihrer eingegebenen Daten oder Aufhebung Ihrer Einwilligung zur Speicherung, wenden Sie sich bitte an den Adressaten. 4.4 Notizen Wenn Sie über die verschiedenen Notizfunktionen Notizen erfassen und auch ggf. mit anderen Personen teilen, werden diese Angaben bei uns gespeichert. Die Speicherung erfolgt zunächst in der Anwendung, in der die Notizen eingegeben wurden. Also dem Gremieninfosystem oder dem mobilen RICH-Client. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und dem RICH-Client synchronisiert. Die Speicherung sowie die Synchronisation der Notizdaten erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. Die Verarbeitung der eingegebenen Notizen erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. 4.5 Akte/Fraktionsarbeit – Dateiupload Wenn Sie den Dateiupload aus den Zusatzmodulen Akte bzw. Fraktionsarbeit nutzen, werden diese Dateien bei uns gespeichert. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und den RICH-Clients synchronisiert. Die Speicherung sowie die Synchronisation der Dateien erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. Die Verarbeitung der hochgeladenen Dateien erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. 4.6 Nutzung der BürgerApp Für die Nutzung der BürgerApp ist eine Registrierung mit einer E-Mail-Adresse als Loginname und Passwort erforderlich. Der mit diesen Informationen erzeugte Account wird im Gremieninfosystem angelegt und gespeichert. Zur Aktivierung wird ein Aktivierungslink an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. Die Eingabe weiterer Kontaktdaten ist nicht erforderlich bzw. möglich. Bei Nutzung von Kontaktformularen oder Notizfunktionen gelten die gleichen Funktionalitäten und Bedingungen wie zuvor unter 4.3 u. 4.4 beschrieben. Die Verarbeitung der eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten

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